یکی از تصمیم‌های مهم حسابدار واحد صنفی، تشخیص این است که آیا یک مخارج باید فوراً «هزینه» شناسایی شود یا باید به‌عنوان «دارایی سرمایه‌ای» ثبت و طی چند سال مستهلک گردد. قاعده‌ی کلی: اگر مخارج، عمر مفید دارایی موجود را افزایش دهد یا ظرفیت آن را بهبود بخشد (مانند تعویض کامل کمپرسور یخچال فروشگاهی)، سرمایه‌ای است؛ اگر فقط برای نگهداری وضعیت فعلی باشد (مانند تعمیر جزئی)، هزینه‌ی جاری همان دوره است.
مثال تفکیک هزینه‌ی جاری و سرمایه‌ای
| مخارج | نوع | ثبت |
|---|---|---|
| تعویض کامل موتور یخچال فروشگاهی (۱۸,۰۰۰,۰۰۰ ریال) | سرمایه‌ای | افزایش بهای تمام‌شده‌ی دارایی، استهلاک طی عمر باقی‌مانده |
| سرویس دوره‌ای و روغن‌کاری (۱,۵۰۰,۰۰۰ ریال) | جاری | هزینه‌ی تعمیر و نگهداری همان دوره |
نکته: اشتباه در این تشخیص، سود دوره را به‌طور نادرست بالا یا پایین نشان می‌دهد؛ هزینه‌ی سرمایه‌ای که به‌اشتباه یک‌جا هزینه شود، سود همان سال را کمتر از واقع نشان می‌دهد.