وقتی حجم اطلاعات مالی از توان یک صفحه‌گسترده‌ی ساده عبور می‌کند — مثلاً هزاران رکورد فاکتور یا مشتری — نوبت به پایگاه‌داده‌ی Access می‌رسد.
مراحل کار با Access در حسابداری
- طراحی بانک اطلاعاتی: تعریف فیلدها، انتخاب نوع داده، ایجاد جدول در نمای Datasheet
- شاخص‌گذاری (Index) و ایجاد رابطه بین جدول‌ها؛ تعیین گذرواژه برای حفاظت از بانک اطلاعاتی
- فرم (Form): ورود راحت‌تر و کنترل‌شده‌ی داده‌های مالی توسط کاربران
- پرس‌وجو (Query): جست‌وجوی پارامتری برای استخراج شاخص‌های مالی خاص
- گزارش (Report) و Switchboard: خروجی چاپی و منوی خودکار برای کاربر نهایی
| Excel | Access |
|---|---|
| مناسب حجم محدود و محاسبات سریع | مناسب حجم بالا و روابط پیچیده بین داده‌ها |
| تحلیل و نمودار قوی | یکپارچگی و اعتبارسنجی داده قوی‌تر |
نکته: جدا‌کردن جدول «مشتریان» از جدول «فاکتورها» و ارتباط‌دادن آن‌ها با یک شناسه‌ی مشترک، هسته‌ی اصلی طراحی درستِ بانک اطلاعاتیِ مالی در Access است.