دوایت آیزنهاور، پیش از آن‌که رئیس‌جمهورِ آمریکا شود، فرماندهیِ عملیاتِ پیچیده‌یِ نظامیِ متفقین در جنگِ جهانیِ دوم را بر عهده داشت — موقعیتی که هر روز ده‌ها تصمیمِ فوری و مهم را هم‌زمان می‌طلبید. جمله‌ای که از او نقل می‌شود، بعدها توسطِ نویسندگانِ مدیریت (مشهورترینشان استیون کاوی، در کتابِ «۷ عادتِ مردمانِ مؤثر») به یک ابزارِ عملی تبدیل شد: ماتریسِ آیزنهاور.
۱) دو سؤال، چهار دسته
ایده‌یِ مرکزیِ این ابزار ساده است: هر کاری را با دو سؤال بسنجید — «آیا این کار مهم است؟» و «آیا این کار فوری است؟» — و بر اساسِ جوابِ این دو سؤال، آن را در یکی از چهار دسته قرار دهید: مهم و فوری (باید همین حالا شخصاً انجام شود — مثلِ یک بحرانِ واقعی)، مهم اما نه فوری (باید برایش زمان برنامه‌ریزی شود — مثلِ یادگیریِ یک مهارتِ تازه یا برنامه‌ریزیِ استراتژیک)، فوری اما نه مهم (بهتر است به دیگری واگذار شود — مثلِ خیلی از ایمیل‌ها و تماس‌هایِ روزمره)، و نه فوری و نه مهم (باید حذف شود).
۲) چرا دسته‌یِ دوم مهم‌ترین دسته است
بیشترِ افراد ناخودآگاه وقتشان را صرفِ دسته‌یِ «فوری» می‌کنند — چون فوریت، توجه را به خودش جلب می‌کند. اما کارهایِ واقعاً تعیین‌کننده‌یِ آینده (یادگیری، برنامه‌ریزی، ساختنِ روابط، پیشگیری از مشکلاتِ آینده) معمولاً در دسته‌یِ «مهم اما نه فوری» قرار دارند — و چون فوری نیستند، به‌راحتی هرروز عقب می‌افتند. کسانی که این ابزار را جدی می‌گیرند، عمداً برایِ همین دسته وقتِ ثابت در برنامه‌شان رزرو می‌کنند، نه اینکه منتظر بمانند تا این کارها خودشان فوری شوند (که معمولاً وقتی فوری می‌شوند، دیگر دیر شده).
۳) اشتباهِ رایج در استفاده از این ابزار
خیلی‌ها ماتریس را فقط یک‌بار برایِ لیستِ کارهایِ همان روز پر می‌کنند و فکر می‌کنند کافی است. اما ارزشِ واقعیِ این ابزار زمانی آشکار می‌شود که به‌طورِ هفتگی استفاده شود — به‌خصوص برایِ شناساییِ کارهایِ «فوری اما نه مهم» که باید واگذار شوند. کسی که همه‌چیز را شخصاً انجام می‌دهد، حتی اگر ماتریس را هم پر کند، هیچ‌وقت از این ابزار سود نمی‌برد؛ بخشِ «واگذاری» همان‌قدر مهم است که بخشِ «انجام‌دادن».
جمع‌بندی و نکاتِ عملی
- هر هفته چند دقیقه به دسته‌یِ «مهم اما نه فوری» اختصاص دهید — این دسته با اراده باید در برنامه جا داده شود، خودش فوری نمی‌شود تا دیر شود.
- برایِ دسته‌یِ «فوری اما نه مهم»، همیشه بپرسید «آیا کسِ دیگری می‌تواند این را انجام دهد؟»
- دسته‌یِ چهارم را بدونِ احساسِ گناه حذف کنید — وقتی که صرفِ کارهایِ نه‌مهم‌نه‌فوری می‌شود، از همه‌یِ دسته‌هایِ دیگر کم می‌کند.
