در شرکت‌های متوسط و بزرگ، محاسبه با صفحه‌گسترده پاسخ‌گو نیست و نرم‌افزار تخصصی حقوق و دستمزد به‌کار می‌آید که معمولاً با سیستم حضوروغیاب و سیستم حسابداری یکپارچه است.
چرخه‌ی کار در نرم‌افزار
- تعریف پارامترهای سال و احکام پرسنلی
- ورود یا انتقال خودکار کارکرد از دستگاه حضوروغیاب
- اجرای محاسبه و بررسی مغایرت‌ها
- صدور خودکار سند حسابداری و ارسال به سیستم مالی
- تولید فایل‌های قانونی و فایل پرداخت بانکی
خروجی‌های قانونی ماهانه
| خروجی | مقصد | مهلت رایج |
|---|---|---|
| فایل لیست بیمه | سازمان تأمین اجتماعی | تا پایان ماه بعد |
| فهرست مالیات حقوق | سازمان امور مالیاتی | تا پایان ماه بعد |
| فایل پرداخت گروهی | بانک عامل | روز پرداخت حقوق |
| فیش حقوقی | کارکنان | همراه پرداخت |
کنترل‌های ضروری
پیش از قطعی‌کردن هر ماه، این سه کنترل را انجام دهید: تطبیق جمع خالص لیست با مبلغ فایل بانکی، تطبیق جمع حقوق مشمول بیمه‌ی لیست با فایل ارسالی به تأمین اجتماعی، و مقایسه‌ی ماه جاری با ماه قبل برای یافتن تغییرات غیرمنتظره.
نکته: خروجی نرم‌افزار به‌اندازه‌ی ورودی آن درست است. رایج‌ترین خطاها ریشه در داده‌ی خام دارند: حکم به‌روزنشده، کارکرد اشتباهِ منتقل‌شده از دستگاه حضوروغیاب، و پرسنل ترک‌کار که غیرفعال نشده‌اند.