پیش از هر کارِ دیگری در انبار، باید مشخص شود هر کالا به کدام «انبار» تعلق دارد و در کدام «طبقه» جای می‌گیرد؛ بدون این نظم اولیه، هیچ گزارش یا کنترلی روی موجودی معنا پیدا نمی‌کند.
جایگاه انبار در سازمان
- انبار حلقه‌ی واسط میان خرید، تولید/فروش و حسابداری است و با هرکدام سرویس‌دهی دوطرفه دارد
- انواع انبار (مواد اولیه، کالای در جریان ساخت، کالای ساخته‌شده، ملزومات) بر اساس نوع کالای نگهداری‌شده تفکیک می‌شود
طبقه‌بندی و کدگذاری
- انتخاب یک سیستم طبقه‌بندی موجودی متناسب با تنوع و حجم کالا (بر اساس نوع، کاربرد یا محل مصرف)
- تعیین روش کدگذاری (عددی، حرفی-عددی یا الکترونیکی مانند بارکد) برای هر قلم کالا
- تهیه‌ی کارت ثبت کالا برای هر قلم، شامل کد، نام، واحد شمارش و مشخصات فنی
نکته: کدی که یک‌بار به یک قلم کالا اختصاص داده می‌شود دیگر نباید تغییر کند؛ تغییرِ بعدیِ کد، تاریخچه‌ی گردش آن کالا در کارت انبار و در حسابداری را از هم می‌گسلد.