وقتی موجودی یک قلم کالا در انبار به سطح مشخصی می‌رسد یا واحدی نیاز جدیدی اعلام می‌کند، متصدی کاردکس باید این نیاز را با فرم رسمی به واحد خرید منتقل کند تا تأمین به‌موقع انجام شود.
مسیر یک درخواست خرید
- تشخیص نیاز از روی کارت انبار (کاردکس) یا اعلام مستقیم واحد درخواست‌کننده
- تکمیل دقیق فرم برگ درخواست کالا: کد کالا، مقدار، واحد درخواست‌کننده و فوریت نیاز
- صدور و ارسال فرم درخواست خرید به واحد خرید
- پیگیری وضعیت درخواست تا زمان دریافت پاسخ یا ورود کالا
- بایگانی صحیح فرم‌های درخواست برای مراجعه‌ی بعدی
نکته: پرکردن ناقص یا مبهم فرم درخواست (مثلاً بدون کد دقیق کالا) رایج‌ترین علتِ خریدِ اشتباه یا کالای غیرمطابق است؛ دقت در همین فرم ساده، از بسیارِ اصلاحاتِ بعدی جلوگیری می‌کند.