هر کالایی که وارد انبار می‌شود، پیش از قرارگرفتن در قفسه باید بازدید و تأیید و در سیستم انبار ثبت شود؛ این مرحله لحظه‌ای است که مسئولیت کالا رسماً به انبار منتقل می‌شود.
وظایف در برابر کالای ورودی
- بازدید کامل کالای واردشده و تطبیق آن با فرم درخواست خرید و فاکتور همراه
- تفکیک کالا از نظر کیفیت (سالم، معیوب، نیازمند تأیید فنی) پیش از پذیرش نهایی
- صدور رسید انبار برای کالای تأییدشده به‌عنوان سند رسمی ورود
- ثبت اطلاعات کالای واردشده در کارت انبار (کاردکس) مربوط به همان قلم
کالای تأییدنشده
اگر کالا در بازدید اولیه مغایرت یا ایراد داشته باشد، باید طبق فرم کالای مرجوعی مسیر بازگشت آن به تأمین‌کننده مستند و پیگیری شود، نه این‌که بدون سند وارد قفسه‌ی انبار شود.
نکته: ثبت ورود کالا در کارت انبار باید همان روز ورود انجام شود؛ تأخیر در ثبت، موجودی واقعی انبار را از موجودی ثبت‌شده در سیستم جدا می‌کند و ریشه‌ی بسیاری از مغایرت‌های انبارگردانی همین تأخیرهاست.