انبارگردانی یعنی شمارش فیزیکی واقعی موجودی و مقایسه‌ی آن با آنچه در کارت‌های انبار و حسابداری ثبت شده؛ این تنها راه اطمینان از این‌که اعداد روی کاغذ با واقعیتِ قفسه‌ها یکی است.
مراحل یک انبارگردانی منظم
- تهیه‌ی نقشه‌ی کامل محل‌های نگهداری کالا پیش از شروع شمارش
- تهیه و شماره‌گذاری برگه‌های شمارش برای هر محل، جهت جلوگیری از شمارش تکراری یا جاافتاده
- شمارش فیزیکی و تفکیک موجودی‌ها بر حسب وضعیت (سالم، نایاب، معیوب، کم‌ارزش، امانی)
- کنترل و تأیید برگه‌های شمارش، سپس تهیه‌ی فهرست خلاصه از اقلام شمارش‌شده
- انطباق فهرست خلاصه با کارت‌های انبار و حسابداری انبار و استخراج مغایرت‌ها
پیگیری مغایرت
هر مغایرت کشف‌شده باید علت‌یابی شود (خطای ثبت، ضایعات، کسری واقعی) و نتیجه هم در کارت انبار و هم در گزارش نهایی به مدیریت منعکس شود.
نکته: انبارگردانی فقط یک رویداد پایان‌دوره نیست؛ اگر در طول سال هم موجودیِ اقلام حساس یا پرارزش به‌صورت نمونه‌ای شمارش شود، مغایرت‌های بزرگ زودتر کشف و اصلاح می‌شوند.