پس از نهایی‌شدنِ قرارداد، مراحلِ صدورِ اسناد به‌ترتیب طی می‌شود:
| سند | نقش |
|---|---|
| پیش‌فاکتور | اعلامِ قیمت و شرایط پیش از فروشِ قطعی |
| حواله‌یِ فروش/انبار | دستورِ خروجِ کالا از انبار به مشتری |
| فاکتورِ فروش (صورت‌حسابِ رسمی) | مبنایِ ثبتِ درآمد، مالیاتِ بر ارزشِ افزوده و مطالباتِ مشتری |
| برگه‌یِ برگشت از فروش/تخفیف | اصلاحِ فاکتورِ صادرشده در صورتِ عودت یا تخفیفِ بعدی |
هر فاکتورِ فروش باید با حواله‌یِ انبار و قراردادِ مربوطه مطابقت داده شود؛ این تطبیقِ سه‌جانبه از صدورِ فاکتورِ اشتباه یا فروشِ بدونِ مجوز جلوگیری می‌کند.
نکته: صدورِ فاکتور بدونِ حواله‌یِ انبارِ متناظر، یکی از رایج‌ترین علائمِ تقلب یا خطا در واحدهایِ فروش است و باید در کنترل‌هایِ داخلی همیشه بررسی شود.