هر هزینه در حسابداریِ دولتی، پیش از پرداختِ نهایی، باید از چند مرحله‌یِ کنترلی عبور کند تا از خرجِ خارج از بودجه جلوگیری شود.
مراحل انجام‌شدن هزینه
| مرحله | توضیح |
|---|---|
| ۱. تشخیص | مسئولِ ذی‌ربط، نیازِ هزینه را تشخیص و اعلام می‌کند |
| ۲. تأمینِ اعتبار | بررسی می‌شود که اعتبارِ کافی در همان ردیفِ بودجه موجود است |
| ۳. تعهد | قراردادن مبلغ به‌عهده‌یِ دولت (مثلِ عقدِ قرارداد یا صدورِ حکمِ کارگزینی) |
| ۴. تسجیل | تعیینِ میزانِ بدهیِ قطعی بر اساسِ اسنادِ مثبته (تأییدِ نهاییِ مبلغ) |
| ۵. حواله | دستورِ پرداخت به خزانه یا ذی‌حساب |
| ۶. پرداخت | خروجِ نهاییِ وجه از حساب |
ثبتِ اعتبارات و اصلاحِ بودجه
ارقامِ اعتبارِ مصوب در «دفترِ معینِ اعتبار» به‌تفکیکِ هر ردیف ثبت می‌شود. اگر در طولِ سال نیاز به جابه‌جاییِ اعتبار بینِ ردیف‌ها یا افزایشِ سقفِ یک ردیف باشد، «اصلاحِ بودجه» با تشریفاتِ قانونیِ خودش انجام و در همین دفتر منعکس می‌شود.
طبقه‌بندی فصول و مواد هزینه
هزینه‌ها در بودجه به «فصل» (مثلِ حقوق و دستمزد، کالا و خدمات، سرمایه‌ای) و هر فصل به «مواد» ریزتر تقسیم می‌شود؛ پرداختِ حقوقِ بازنشستگان و موظفین معمولاً فصلِ جداگانه‌ای در بودجه دارد که از فصلِ حقوقِ کارکنانِ شاغل تفکیک می‌شود.
نکته: اگر مرحله‌یِ «تأمینِ اعتبار» رد شود (اعتبارِ کافی نیست)، سند اصلاً نباید وارد مرحله‌یِ «تعهد» شود — این توالیِ اجباری، دقیقاً همان سازوکاری است که از هزینه‌کردِ خارج از بودجه جلوگیری می‌کند.