در واحد صنفی — یک فروشگاه، سوپرمارکت یا واحد خدماتی — حسابداری یعنی شناسایی، ثبت، طبقه‌بندی و گزارش رویدادهای مالی به‌گونه‌ای که صاحب واحد بداند دقیقاً در چه وضعیتی قرار دارد. چهار اصطلاح پایه در همه‌ی ثبت‌ها تکرار می‌شوند: «دارایی» (آنچه واحد در اختیار دارد؛ نقد، موجودی کالا، اثاثیه)، «بدهی» (آنچه واحد به دیگران بدهکار است)، «سرمایه» (سهم مالک پس از کسر بدهی از دارایی) و «معادله‌ی حسابداری»: دارایی = بدهی + سرمایه. هر رویداد مالی دست‌کم دو حساب را تحت تأثیر قرار می‌دهد؛ به همین دلیل هر ثبت باید هم‌زمان یک طرف بدهکار و یک طرف بستانکار داشته باشد تا این معادله همواره برقرار بماند.
نمونه اثر رویدادها بر معادله‌ی حسابداری
| رویداد | اثر بر دارایی | اثر بر بدهی/سرمایه |
|---|---|---|
| واریز ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال توسط مالک | افزایش نقد | افزایش سرمایه |
| خرید نسیه‌ی کالا به مبلغ ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال | افزایش موجودی کالا | افزایش حساب‌های پرداختنی (بدهی) |
| پرداخت ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال بابت اجاره | کاهش نقد | کاهش سرمایه (از طریق هزینه) |
نکته: در آکادمی تجارت برتر یاد می‌گیرید که پیش از ثبت هر سند، ابتدا اثر رویداد را روی معادله‌ی حسابداری بسنجید؛ اگر معادله بعد از ثبت برابر نماند، سند اشتباه است.