پس از کدبندی، هر قلم اثاثیه باید «پلاک‌کوبی» شود؛ یعنی شماره‌ی مخصوص روی بدنه‌ی آن نصب گردد تا در بازدیدهای بعدی به‌سادگی قابل‌شناسایی باشد. مطابق آیین‌نامه‌ی اموال دولتی (موضوع ماده ۱۱۲ قانون محاسبات عمومی کشور)، فرم‌های مشخصی برای ثبت مشخصات اموال، تحویل به کارکنان، جابجایی و واگذاری/فروش/فقدان تعریف شده است.
فرم‌های اصلی ثبت و نگهداری اثاثیه
| نوع فرم | کاربرد |
|---|---|
| فرم مشخصات اموال | ثبت اولیه‌ی کد، تاریخ خرید و بهای تمام‌شده |
| فرم تحویل به کارکنان | مشخص‌کردن مسئول نگهداری هر قلم |
| فرم جابجایی | ثبت انتقال اثاثیه بین واحدها |
| فرم واگذاری/فروش/فقدان | ثبت خروج دائمی اثاثیه از فهرست |
مثال سند حسابداری: خرید یک دستگاه کمد اداری به مبلغ ۱۸۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال نقدی: بدهکار «اثاثیه اداری» ۱۸۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال؛ بستانکار «صندوق» ۱۸۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال. این ثبت هم‌زمان با تکمیل فرم مشخصات اموال و پلاک‌کوبی انجام می‌شود.