برای هر وسیله‌ی نقلیه یا دستگاه، «کارت مخصوص» تکمیل می‌شود که شامل مشخصات کامل، تاریخ خرید، شماره سند ثبت حسابداری، محل مورد استفاده، جدول محاسبه‌ی استهلاک و جدول تعمیرات اساسی است. هنگام تحویل وسیله به راننده یا اپراتور، «فرم صورتجلسه‌ی تحویل» تکمیل و امضا می‌شود.
اجزای کارت مخصوص وسیله‌ی نقلیه
| بخش | محتوا |
|---|---|
| مشخصات پایه | نوع، مدل، شماره پلاک، کد دارایی |
| اطلاعات مالی | بهای تمام‌شده، تاریخ خرید، شماره سند حسابداری |
| جدول استهلاک | نرخ سالانه و مانده‌ی دفتری هر سال |
| جدول تعمیرات اساسی | هزینه‌ی تعمیرات ماهانه و ارتباط آن با واحد مصرف‌کننده |
مثال: کنترل هزینه‌ی تعمیرات اساسی یک وانت اداری در طول یک سال، برای تشخیص این‌که آیا هزینه‌ی تعمیر به بهای تمام‌شده اضافه می‌شود یا به‌عنوان هزینه‌ی جاری دوره ثبت می‌گردد.