هر شرکت برای شروع فعالیت رسمی به یک سند بنیادین نیاز دارد که چارچوب حقوقی و مالی آن را مشخص می‌کند.
اساسنامه در برابر شرکت‌نامه
- اساسنامه: سند رسمی شرکت‌های سهامی و برخی شرکت‌های دیگر است؛ موضوع فعالیت، مقدار سرمایه، تعداد و نوع سهام، ارکان اداره‌کننده و نحوه‌ی تقسیم سود را تعیین می‌کند
- شرکت‌نامه: در شرکت‌های غیرسهامی (تضامنی، نسبی، با مسئولیت محدود) تنظیم می‌شود و توافق شرکا درباره‌ی سهم سرمایه، نحوه‌ی اداره و تقسیم سود و زیان را ثبت می‌کند
چرا برای حسابدار مهم است؟
اساسنامه/شرکت‌نامه مرجع اصلی حسابدار برای تعیین نسبت تقسیم سود، سقف اختیار امضای اسناد مالی و شرایط برداشت شرکا از شرکت است. هر رویداد مالی مهم (افزایش سرمایه، ورود/خروج شریک، انحلال) باید دقیقاً منطبق با همین اسناد ثبت شود، وگرنه سند حسابداری از نظر قانونی معتبر نیست.
مثال: اگر شرکت‌نامه‌ی یک شرکت تضامنی سه‌نفره تقسیم سود را «۴۰٪ / ۳۵٪ / ۲۵٪» تعیین کرده باشد، حسابدار حق ندارد سود را به‌صورت مساوی بین شرکا ثبت کند، حتی اگر سرمایه‌ی هر سه نفر برابر باشد.