فاکتورِ فروش سندی است که در آن، اقلامِ کالا یا خدمتِ فروخته‌شده به یک مشتری، همراه با تعداد، قیمتِ واحد، تخفیف، مالیات بر ارزشِ افزوده و جمعِ نهایی، ثبت می‌شود. این فاکتور هم مبنایِ محاسبه‌یِ درآمدِ فروش است و هم سندِ رسمیِ مطالبه از مشتری.
اجزایِ یک فاکتورِ فروشِ استاندارد
- مشخصاتِ فروشنده و خریدار و شماره‌یِ سریالِ یکتایِ فاکتور
- شرحِ کالا/خدمت، تعداد و قیمتِ واحد
- تخفیفِ نقدی یا مقداری (در صورتِ وجود)
- مالیات بر ارزشِ افزوده و عوارضِ متعلقه
- جمعِ نهاییِ قابلِ پرداخت و نحوه‌یِ تسویه (نقد/نسیه)
ثبتِ دستی در برابرِ ثبتِ رایانه‌ای
در روشِ دستی، فاکتور بر اساسِ فرم‌هایِ از پیش چاپ‌شده تکمیل و به دفترِ فروش منتقل می‌شود. در سیستمِ مکانیزه، حسابدارِ فروش با استفاده از نرم‌افزارِ حسابداری/فروش، اطلاعاتِ کالا و مشتری را از بانکِ اطلاعاتی فراخوانی می‌کند و نرم‌افزار به‌طورِ خودکار موجودیِ انبار، مالیات و جمعِ نهایی را محاسبه می‌کند — این کار هم سرعت و هم دقتِ ثبت را بالا می‌برد.
نکته: کوچک‌ترین اشتباه در ثبتِ تعداد یا قیمتِ واحدِ یک فاکتور، مستقیماً بر گزارشِ فروش، موجودیِ انبار و تراز مشتری اثر می‌گذارد؛ به همین دلیل «دقت در ثبتِ اسناد» یکی از مهم‌ترین نگرش‌هایِ موردِ انتظار از حسابدارِ فروش است.