پس از صدورِ فاکتورِ فروش، باید اثرِ مالیِ آن در قالبِ یک «سندِ حسابداریِ فروش» در دفترِ روزنامه ثبت شود؛ یعنی بدهکار شدنِ حسابِ «مشتریان» یا «صندوق/بانک» و بستانکار شدنِ حساب‌هایِ «فروش» و «مالیات بر ارزشِ افزوده».
تفاوتِ فاکتور و سندِ حسابداری
| مورد | فاکتورِ فروش | سندِ حسابداری |
|---|---|---|
| مخاطب | مشتری | دفاترِ قانونیِ شرکت |
| محتوا | اقلام، قیمت، مالیات | بدهکار/بستانکار حساب‌ها |
| کاربرد | مبنایِ مطالبه | مبنایِ گزارش‌هایِ مالی |
زمان‌بندیِ صدورِ سند
سندِ حسابداریِ فروش باید در فواصلِ زمانیِ قابلِ قبول (معمولاً روزانه یا در پایانِ هر شیفتِ فروش) صادر شود تا وضعیتِ واقعیِ حساب‌ها و فروش، همیشه به‌روز باشد؛ تأخیر در صدورِ سند باعثِ می‌شود که کنترلِ حساب‌ها و تشخیصِ به‌موقعِ خطاها یا سوءاستفاده دشوار شود. این موضوع برایِ فروشِ داخلی و فروشِ خارجی (صادراتی) هر دو صادق است، هرچند فروشِ خارجی معمولاً اسنادِ پشتیبانِ بیشتری (بارنامه، اظهارنامه‌یِ گمرکی) نیاز دارد.