اسنادِ حسابداریِ فروش (فاکتورها، اسنادِ روزنامه، صورت‌حساب‌ها) باید طبقِ اصولِ مشخصی بایگانی و نگهداری شوند تا در زمانِ نیاز (رسیدگیِ مالیاتی، حسابرسی، پاسخ به اعتراضِ مشتری) به‌سرعت قابلِ بازیابی باشند.
اصولِ بایگانیِ مدارکِ فروش
- دسته‌بندیِ مدارک بر اساسِ نوع (فاکتور، سند، صورت‌حساب) و بازه‌یِ زمانی
- تعیینِ درجه‌یِ اهمیتِ هر مدرک و مدتِ زمانِ نگهداریِ قانونیِ آن
- محافظت از مدارکِ فیزیکی در برابرِ رطوبت، آتش‌سوزی و دسترسیِ غیرمجاز
نسخه‌یِ پشتیبان از مدارکِ نرم‌افزاری
در کنارِ بایگانیِ فیزیکی، حسابدارِ فروش باید به‌طورِ منظم از پایگاهِ داده‌یِ نرم‌افزارِ حسابداری/فروش، فایلِ پشتیبان (بک‌آپ) تهیه کند؛ در صورتِ حذفِ تصادفی یا خرابیِ سیستم، همین نسخه‌هایِ پشتیبان، تنها راهِ بازگرداندنِ اطلاعاتِ فروش و تراز مشتریان خواهند بود.