«سندِ حسابداری» فرمِ رسمیِ داخلیِ ثبتِ رویداد است که بر اساسِ اسنادِ مثبته تنظیم می‌شود؛ شاملِ شماره، تاریخ، شرح، و ردیف‌های بدهکار/بستانکار است و امضای تنظیم‌کننده و تأییدکننده را دارد.
مراحلِ استاندارد
- جمع‌آوریِ اسنادِ مثبته مرتبط با یک رویداد
- طبقه‌بندیِ اسناد بر اساسِ نوع (خرید، فروش، بانکی، حقوقی و ...)
- تنظیم و شماره‌گذاریِ سندِ حسابداری
- پیوست‌کردنِ مدارکِ مثبته به سند
- بایگانیِ سند و مدارک در پرونده‌ی مالیِ مربوطه
روش‌های بایگانی
- بایگانیِ زمانی (بر اساسِ ماه/تاریخِ سند) — رایج‌ترین روش برای اسنادِ روزانه
- بایگانیِ موضوعی (خرید، فروش، حقوق و دستمزد، بانکی جدا از هم)
- بایگانیِ الکترونیکی (اسکن و ذخیره در نرم‌افزار، همراه با بایگانیِ فیزیکی به‌عنوانِ پشتیبان)
نکته‌ی عملی: طبقِ قانونِ تجارتِ ایران و قوانینِ مالیاتی، اسنادِ حسابداری باید حداقل ده سال نگهداری شوند — نظمِ بایگانی از همانِ روزِ اول، دردسرِ حسابرسی و رسیدگیِ مالیاتی را چند برابر کم می‌کند.