«سندِ مثبته» هر مدرکِ اثبات‌کننده‌ی وقوعِ یک رویدادِ مالی است؛ بدونِ سندِ مثبته، هیچ ثبتِ حسابداری معتبر نیست و در حسابرسی و مالیات هم قابلِ‌دفاع نخواهد بود.
مهم‌ترین انواع اسناد مثبته
- فاکتورِ خرید و فروش: باید موردِ تأییدِ قانونی (شمارهٔ اقتصادی، تاریخ، مبلغ، امضا) باشد
- رسید و حواله‌ی انبار: ورود/خروجِ کالا از انبار را مستند می‌کند
- قبضِ دریافت/حواله و دستورِ پرداختِ وجه: جابه‌جاییِ نقدینگی را ثبت می‌کند
- اعلامیه‌ی بدهکار/بستانکارِ بانکی و صورتحسابِ گردشِ حساب: تراکنش‌های بانکی را تأیید می‌کند
- سایر مدارکِ مثبته: قراردادها، رسیدِ بیمه، فیش‌های حقوقی و مشابه
هرکدام از این‌ها باید «مشخصاتِ قانونی» را داشته باشند — برای مثال فاکتورِ خرید باید شامل نامِ فروشنده، شناسه/کدِ اقتصادی، تاریخ و شرحِ کالا/خدمت باشد تا در دفاترِ قانونی و اظهارنامه‌ی مالیاتی قابلِ‌استناد باشد.
نکته: هیچ‌وقت روی موردی که سندِ مثبته ندارد، بدونِ تأییدِ مدیرِ مالی ثبت نزنید — «سند حسابداری» باید همیشه پشتوانه داشته باشد، نه برعکس.