لیست حقوق و دستمزد سند مادرِ این چرخه است: هم مبنای پرداخت به کارکنان، هم مبنای اظهارنامه‌ی مالیات حقوق و لیست بیمه، و هم مبنای ثبت در دفاتر.
ستون‌های استاندارد
مشخصات پرسنلی و شماره‌ی بیمه ← روزهای کارکرد ← حقوق پایه ← مزایا (به تفکیک) ← جمع ناخالص ← حقوق مشمول بیمه ← حقوق مشمول مالیات ← کسورات (بیمه، مالیات، توافقی) ← خالص پرداختی.
سند حسابداری حقوق
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| هزینه‌ی حقوق و دستمزد | ۱٬۰۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| هزینه‌ی سهم کارفرما از بیمه (۲۳٪) | ۲۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سازمان تأمین اجتماعی (۷٪ + ۲۳٪) | ۳۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| مالیات حقوق پرداختنی | ۳۵٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| وام کارکنان | ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حقوق پرداختنی (خالص) | ۸۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
هنگام پرداخت، حساب «حقوق پرداختنی» بدهکار و «بانک» بستانکار می‌شود؛ بدهی به سازمان تأمین اجتماعی و اداره‌ی مالیات نیز در مهلت قانونی ماه بعد تسویه می‌گردد.
نکته: توجه کنید که هزینه‌ی واقعی نیروی کار برای شرکت، خالص پرداختی نیست؛ جمع ناخالص به‌علاوه‌ی سهم کارفرماست — در این مثال ۱٬۲۳۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال، یعنی حدود ۴۶٪ بیشتر از مبلغی که کارکنان به حساب خود می‌گیرند.