ورود کالا به انبار نقطه‌ای است که کنترل کیفیت، حسابداری موجودی و انبارداری فیزیکی برای اولین بار به هم می‌رسند؛ یک فرم ناقص در همین‌جا می‌تواند تا آخر زنجیره‌ی مالی کالا دنبال شود.
مراحل استاندارد ورود کالا
- دریافت درخواست خرید تأییدشده از واحد نیازمند
- صدور سفارش خرید و پیگیری تحویل توسط کارپرداز/امور خرید
- تطبیق فیزیکی کالای رسیده با فاکتور و برگ سفارش (تعداد، مشخصات، تاریخ انقضا در صورت وجود)
- تنظیم رسید انبار و امضای تحویل‌گیرنده و تحویل‌دهنده
- ثبت رسید در کارت کاردکس و به‌روزرسانی موجودی
اسناد کلیدی این مرحله
| سند | هدف | مسئول تنظیم |
|---|---|---|
| درخواست خرید | اعلام نیاز واحد مصرف‌کننده | واحد درخواست‌دهنده |
| سفارش خرید | تعهد رسمی خرید به تأمین‌کننده | واحد خرید |
| رسید انبار | تأیید ورود فیزیکی و کمّی کالا | انباردار |
| گزارش عدم انطباق | ثبت مغایرت کالای رسیده با سفارش | انباردار / کنترل کیفیت |
نمونه‌ی عددی
اگر سفارش خرید برای ۲۰۰ عدد قطعه صادر شده باشد اما هنگام تحویل تنها ۱۸۵ عدد سالم شمارش شود، انباردار فقط همان ۱۸۵ عدد را در رسید انبار و کاردکس ثبت می‌کند و مابه‌التفاوت را در گزارش عدم انطباق برای پیگیری با تأمین‌کننده منعکس می‌سازد؛ هرگز عدد فاکتور به‌صورت خودکار وارد کارت انبار نمی‌شود.
نکته: موجودیِ ثبت‌شده در کارت انبار همیشه باید بر اساس شمارش فیزیکی واقعی باشد، نه رقم فاکتور یا سفارش خرید؛ این تفکیک، مهم‌ترین کنترل داخلی در مرحله‌ی ورود کالاست.