هر موجودی که «روی کاغذ» درست به نظر برسد اما با شمارش فیزیکی هم‌خوانی نداشته باشد، برای حسابداری و مدیریت بی‌ارزش است؛ به همین دلیل کنترل کمی و کیفی موجودی یک وظیفه‌ی مستمر است، نه یک رویداد سالانه.
انواع کنترل موجودی
- شمارش دوره‌ای (Cycle Count): شمارش بخشی از اقلام در فواصل کوتاه و منظم در طول سال
- انبارگردانی کامل: شمارش تمام اقلام انبار، معمولاً در پایان سال مالی
- کنترل کیفی: بررسی سالم بودن، تاریخ انقضا و مطابقت کالا با استاندارد
مراحل مغایرت‌گیری
| مرحله | شرح |
|---|---|
| ۱. شمارش فیزیکی | ثبت تعداد واقعی هر قلم در برگه‌ی شمارش |
| ۲. مقایسه با کاردکس | تطبیق عدد شمارش‌شده با مانده‌ی ثبت‌شده در سیستم |
| ۳. تحلیل علت مغایرت | ضایعات، سرقت، خطای ثبت یا خطای شمارش قبلی |
| ۴. اصلاح سند | صدور سند کسری/اضافی انبار برای هم‌خوانی سیستم با واقعیت |
نمونه‌ی عددی
اگر کارت کاردکس یک قلم را ۴۵۰ عدد نشان دهد اما شمارش فیزیکی ۴۳۵ عدد باشد، ۱۵ عدد کسری باید طی سند کسری انبار ثبت و علت آن (معمولاً ضایعات یا خطای ثبت پیشین) در گزارش مغایرت درج شود.
نکته: مغایرت‌های تکراری در یک قلم خاص معمولاً نشانه‌ی مشکل در فرآیند ثبت یا کنترل دسترسی است، نه شانس؛ رصد روند مغایرت‌ها به‌مرور مهم‌تر از خودِ عدد یک مغایرت واحد است.