خرید بدون برنامه یعنی یا کمبود کالا در لحظه‌ی نیاز، یا انباشت بیش از حد سرمایه در انبار؛ برنامه‌ریزی سیستم جاری خرید، تعادل میان این دو را تضمین می‌کند.
مراحل برنامه‌ریزی خرید
- بررسی موجودی کالا در انبار و برآورد نیاز واقعی واحدها برای دوره‌ی پیش رو
- اولویت‌بندی اقلام خرید بر اساس فوریت نیاز، حساسیت کالا و زمان تدارک تأمین‌کننده
- بررسی قیمت و شاخص‌های کیفی کالا نزد چند منبع و اخذ استعلام
- بررسی مقررات و روش‌های مجاز خرید (مثلاً سقف خرید نقدی در برابر خرید با مناقصه/استعلام)
- تنظیم و کنترل قرارداد خرید تا مطابقت کامل با نیاز واحد درخواست‌کننده
- نظارت بر اجرای برنامه و نهایی‌کردن آن تا لحظه‌ی سفارش‌گذاری
خرید کالاهای غیرتولیدی
در کنار مواد اولیه‌ی خط تولید، اقلام غیرتولیدی مثل لوازم اداری و مصرفی نیز باید در همین برنامه دیده شوند تا خریدهای پراکنده و بدون هماهنگی جایگزین آن نشود.
نکته: اخذ استعلام از حداقل چند تأمین‌کننده پیش از نهایی‌کردن خرید، هم قیمت واقعی بازار را روشن می‌کند و هم در حسابرسی‌های بعدی، سند دفاع از تصمیم خرید خواهد بود.