خرید کالا با صدور سفارش تمام نمی‌شود؛ سرپرست خرید باید تا لحظه‌ی ورود نهایی کالا به انبار، بر هزینه، کمیت، کیفیت و مدارک همراه آن نظارت کند.
چهار محور نظارت
- کنترل هزینه: مطابقت مبلغ نهایی پرداختی با قیمت توافق‌شده در قرارداد یا استعلام
- کنترل کمی و کیفی: شمارش دقیق تعداد و بازرسی ظاهری/فنی کالا در برابر مشخصات سفارش
- کنترل اسناد: تطبیق فاکتور خرید با سفارش و رسید انبار، و بررسی کارت‌های گارانتی کالا
- کنترل آزمایشگاهی: برای کالاهایی که نیاز به آزمون فنی دارند، اجرا یا پیگیری دستورالعمل آزمایشگاه کنترل کیفیت
نکته: مغایرت بین فاکتور و رسید انبار باید همان لحظه پیگیری شود؛ به تعویق انداختن آن، در پایان دوره تبدیل به یک مغایرت انبارگردانی سخت‌ردیابی می‌شود.