سرپرست خرید در عمل، واسط میان نیاز واقعی واحدهای تولید/خدمات و بازار تأمین‌کنندگان است؛ سرعت و دقت در این واسطه‌گری، مستقیماً روی روند کار واحدها اثر می‌گذارد.
مراحل خرید برای یک واحد
- دریافت و بررسی درخواست خرید واحد و تشخیص نیاز واقعی و فوریت آن
- طی‌کردن تشریفات خرید متناسب با مبلغ و نوع کالا در کوتاه‌ترین زمان ممکن
- ارسال به‌موقع کالای خریداری‌شده به واحد درخواست‌کننده
- در صورت وجود کاستی یا ایراد در کالای تحویلی، پاسخگویی سریع به واحد و پیگیری اصلاح یا تعویض
نکته: تأخیر در ارسال کالای خریداری‌شده به واحد، حتی وقتی خودِ خرید به‌موقع انجام شده، از دید واحد درخواست‌کننده هیچ تفاوتی با تأخیر در خرید ندارد؛ حلقه‌ی آخر زنجیره را هم باید مدیریت کرد.