هر شخص حقوقی و بسیاری از اشخاص حقیقیِ مشمول، موظف به نگهداری دفاتر قانونی طبق آیین‌نامه‌ی تحریر دفاتر هستند.
| دفتر | کاربرد |
|---|---|
| دفتر روزنامه | ثبت روزانه و به‌ترتیب تاریخ همه‌ی رویدادهای مالی |
| دفتر کل | انتقال و تجمیع مانده‌ی هر حساب از دفتر روزنامه |
| دفتر معین | جزئیاتِ زیرمجموعه‌ی هر حساب کل (مثلاً هر مشتری جداگانه) |
پیش از شروع سال مالی، دفاتر باید نزد مرجع ذی‌صلاح پلمپ و اخذ شوند؛ استفاده از دفتر پلمپ‌نشده از نظر مالیاتی فاقد اعتبار است.
نکته: عدم ارائه‌ی دفاتر قانونی در زمان رسیدگی، می‌تواند به تشخیص علی‌الرأس مالیات منجر شود؛ یعنی سازمان امور مالیاتی درآمد مودی را رأساً برآورد می‌کند، معمولاً به زیان مودی.