ثبتِ رویدادهایِ مالیِ دستگاه‌هایِ دولتی، مثلِ حسابداریِ بازرگانی، از دفترِ روزنامه شروع می‌شود؛ اما نوعِ اسناد و مسیرِ تأییدِ آن‌ها متفاوت است.
دفاتر و اسناد رایج
- دفترِ روزنامه: ثبتِ روزانه‌یِ رویدادهایِ مالی به‌ترتیبِ وقوع
- دفترِ روزنامه‌یِ عمومی: جمع‌بندیِ ماهانه/دوره‌ایِ دفاترِ روزنامه‌یِ تفصیلی
- سندِ هزینه: مدرکِ رسمیِ هرگونه پرداخت، همراه با ضمائمِ قانونی (فاکتور، قرارداد، صورتِ‌وضعیت)
تنخواه‌گردانِ پرداخت
مبلغی ثابت که خزانه در ابتدای دوره در اختیارِ ذی‌حساب/عاملِ ذی‌حساب می‌گذارد تا هزینه‌هایِ جزئی و فوری را بدونِ طیِ کاملِ مراحلِ خزانه‌داری پرداخت کند؛ در پایانِ دوره یا پس از مصرف، با ارائه‌یِ اسنادِ هزینه، تنخواه دوباره «واریز» (تجدید) می‌شود.
درخواست وجه به خزانه
دستگاهِ اجرایی برایِ هر پرداخت، بر اساسِ اعتبارِ تخصیص‌یافته، فرمِ درخواستِ وجه را تنظیم و به خزانه ارسال می‌کند؛ خزانه پس از بررسیِ سقفِ تخصیص، وجه را واریز می‌کند.
مثال: اداره‌ای تنخواهِ ۲۰۰ میلیون ریالی دریافت می‌کند و در طولِ ماه ۱۵۰ میلیون ریال هزینه‌یِ خریدِ لوازمِ اداری می‌کند. برایِ تجدیدِ تنخواه، سندهایِ همین ۱۵۰ میلیون ریال به خزانه ارائه می‌شود تا دوباره تا سقفِ ۲۰۰ میلیون ریال شارژ شود.