پیش از آنکه هر رویداد مالی در دفتر روزنامه ثبت شود، باید «تجزیه و تحلیل» شود: مدرک اولیه (فاکتور فروش، رسید بانکی، فیش واریز، چک) بررسی، حساب‌های درگیر شناسایی، و طرف بدهکار و بستانکار هر حساب تعیین می‌گردد. سه پرسش کلیدی در این مرحله پاسخ داده می‌شود: کدام حساب‌ها تحت تأثیر قرار می‌گیرند؟ ماهیت هر حساب (دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد، هزینه) چیست؟ و افزایش یا کاهش هر حساب باید بدهکار ثبت شود یا بستانکار؟
قاعده‌ی بدهکار و بستانکار برای هر گروه حساب
| گروه حساب | افزایش | کاهش |
|---|---|---|
| دارایی | بدهکار | بستانکار |
| بدهی و سرمایه | بستانکار | بدهکار |
| درآمد | بستانکار | بدهکار |
| هزینه | بدهکار | بستانکار |
نکته: از هیچ سندی نباید بدون بررسی مدرک اولیه‌ی آن عبور کرد؛ ثبت بدون مدرک، از نظر حسابرسی و مالیاتی قابل‌قبول نیست.