برای تحلیل درست سیستم خزانه‌داری، باید اجزای اصلی آن و ارتباط میان آن‌ها شناخته شود. این اجزا شامل دفتر صندوق، دفتر بانک، دفتر اسناد دریافتنی/پرداختنی و گزارش گردش وجوه نقد است.
اجزای اصلی و کارکرد هرکدام
| جزء | کارکرد |
|---|---|
| دفتر صندوق | ثبت روزانه‌ی دریافت و پرداخت نقدی |
| دفتر بانک (حساب‌به‌حساب) | ثبت واریز، برداشت و مانده‌ی هر حساب بانکی |
| دفتر اسناد دریافتنی/پرداختنی | پیگیری سررسید، وضعیت وصول یا پرداخت چک‌ها و سفته‌ها |
| گزارش گردش نقدینگی | جمع‌بندی ورودی/خروجی نقد در یک بازه‌ی زمانی |
مثال: اگر مانده‌ی اول دوره‌ی صندوق ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال، جمع دریافت‌های نقدی ماه ۸۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال و جمع پرداخت‌های نقدی ۷۰،۰۰۰،۰۰۰ ریال باشد، مانده‌ی پایان دوره باید ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ + ۸۵،۰۰۰،۰۰۰ − ۷۰،۰۰۰،۰۰۰ = ۳۵،۰۰۰،۰۰۰ ریال باشد؛ هرگونه اختلاف با موجودی فیزیکی صندوق باید همان روز بررسی شود.