پیش از هرگونه ثبت سند، باید در نرم‌افزار حسابداریِ شرکت یک «دوره‌ی مالی» به‌درستی تعریف شود؛ این پایه‌ی اصلیِ هر عملیات بعدی است.
گام‌های این سطح
- ایجاد دوره‌ی مالی متناسب با فعالیت شرکت (سال مالی، بازه‌ی زمانی)
- صدور اسناد موقت و دائم و تفاوت کاربرد هر یک در جریان کار حسابداری
- تعیین سطح دسترسی کاربران: هر کاربر فقط به بخشی از سیستم که وظیفه‌اش ایجاب می‌کند دسترسی دارد
| نوع سند | کاربرد |
|---|---|
| سند موقت | قابل ویرایش تا زمان تأیید نهایی |
| سند دائم | قفل‌شده و بخشی رسمی از دفاتر قانونی |
نکته: تعریف نادرست دوره‌ی مالی (مثلاً همپوشانیِ تاریخ دو سال مالی) در ادامه‌ی کار باعث اشتباه در تمام گزارش‌های تراز و صورت‌های مالی می‌شود؛ این مرحله باید با دقت و یک‌بار برای همیشه درست انجام شود.